Internkontrollforskriften § 5 stiller åtte konkrete krav til hvordan virksomheter skal jobbe med HMS — inkludert brannvern. Fem av punktene skal være skriftlige. Her er hva § 5 faktisk krever, og hvordan dere oppfyller det i praksis.
Internkontroll er en systematisk prosess for å sikre at virksomheten etterlever krav og opprettholder trygg drift. Det innebærer å kartlegge risiko, planlegge tiltak, gjennomføre dem, og følge opp resultater — alt skriftlig dokumentert. For brannvern overlapper internkontrollforskriften med brannforskriftens §§ 10 og 13, slik at samme dokumentasjon ofte dekker begge regelverk.
Internkontroll består av fire faser som gjentas kontinuerlig:
Sette mål, fordele ansvar og organisere arbeidet.
Identifisere krav, risikoforhold og behov for tiltak.
Prioritere og beskrive tiltak med ansvar og frister.
Gjennomføre, evaluere og forbedre kontinuerlig.
Internkontroll skal tilpasses virksomhetens størrelse og risikobilde. En liten butikk har et enklere system enn et stort kjøpesenter — men begge må kunne fremlegge skriftlig dokumentasjon.
Internkontrollforskriften § 5 lister åtte krav til virksomhetens systematiske HMS-arbeid. Punktene 4 til 8 skal være skriftlige.
Sørge for at lover og forskrifter som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de kravene som er særlig viktige. For brannvern omfatter dette brann- og eksplosjonsvernloven, brannforskriften og internkontrollforskriften.
Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet, inkludert informasjon om endringer. I praksis: brannvernopplæring av alle ansatte, inkludert nyansatte og vikarer.
Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Verneombud og tillitsvalgte skal involveres i HMS-arbeidet.
Fastsette konkrete mål for helse, miljø og sikkerhet. For brannvern kan det være "100 % deltakelse på brannvernopplæring", "null branntilløp på grunn av menneskelig svikt", eller "ingen avvik ved branntilsyn".
Skal være skriftligHa oversikt over virksomhetens organisasjon — hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er fordelt. Hvem er brannvernansvarlig, hvem kontrollerer slokkemidler, hvem oppdaterer rømningsplaner.
Skal være skriftligKartlegge farer og problemer, vurdere risiko, og utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. For brann: risikoanalyse av bygget, vurdering av brannfarlig vare, vurdering av sårbare grupper.
Skal være skriftligIverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav. Et avvikssystem som fanger opp f.eks. blokkerte rømningsveier, manglende vedlikehold, glemte øvelser — og sikrer at de blir rettet.
Skal være skriftligForeta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Typisk en årlig HMS-gjennomgang der ledelsen ser på systemet i sin helhet.
Skal være skriftligKilde: Internkontrollforskriften § 5 (Lovdata)
Internkontrollforskriften og brannforskriften har overlappende krav. I praksis dekker et godt internkontroll-system både regelverkene:
Med andre ord: hvis dere har et fungerende internkontroll-system som dekker brannvern, oppfyller dere samtidig brannforskriftens dokumentasjonskrav.
I tillegg til de offentligrettslige kravene, krever de fleste norske bygningsforsikringer at det føres systematisk internkontroll for brannvern — gjennom det som ofte kalles "sikkerhetsforskriften" i forsikringsvilkårene. Konsekvensen av manglende dokumentasjon er ikke bare et avvik fra brannvesenet, men også reduksjon i forsikringsdekningen ved skade.
I praksis betyr det at samme dokumentasjon må fremlegges både til brannvesenet (offentlig) og til forsikringsselskapet (privatrettslig) — én plattform som dekker alt forenkler arbeidet betydelig.
Tryvo dekker alle de fem skriftlige kravene i § 5 — automatisk. Mål, organisasjon, risikokartlegging, avvik og oppfølging logges i samme plattform, klar for både branntilsyn og forsikringsselskap.
Se hvordan det fungerer →Internkontrollforskriften gjelder for alle virksomheter som er omfattet av HMS-relatert lovgivning — i praksis alle arbeidsplasser. Det inkluderer både eier (når det gjelder bygget som virksomhet) og leietakere (når det gjelder driften av bygget).
Nei. Internkontrollforskriften krever ett integrert HMS-system som dekker alle relevante lovkrav, ikke separate systemer per fagområde. Brannvern skal være en integrert del av det samlede HMS-arbeidet.
Nei, det er ikke et formelt krav. Men dokumentasjonen må være skriftlig, oppdatert og tilgjengelig ved tilsyn. Digitale systemer gjør dette enklere — særlig i fellesbygg med mange leietakere, der papirpermer og e-poster blir uoversiktlig.
Internkontroll skal tilpasses virksomhetens størrelse og risiko. For en liten butikk eller kontor kan det være tilstrekkelig med skriftlige rutiner for opplæring, vedlikehold, og avvik — pluss en årlig gjennomgang. Det er ikke nødvendigvis et stort system, men det må være skriftlig og fungere i praksis.
Punkt 8 i § 5 krever systematisk overvåkning og gjennomgang. I praksis: minimum årlig revisjon, samt ved større endringer i virksomheten eller bygget. Hvis dere flytter, endrer drift, eller får nye ansatte i nøkkelroller, må systemet oppdateres tilsvarende.